Informatie: een probleem?

/ nl/ article /problems_nl.phpOnderwerpen: sgml, xml, bedrijfskritische informatie, documenten, hergebruik, informatiecreatie

Tegenwoordig hebben de meeste organisaties wel een informatiesysteem (database) waarin de bedrijfskritische informatie wordt opgeslagen en beheerd. Het gaat dan met name om financiële gegevens, gegevens over voorraden, verkoopresultaten etc, ook wel aangeduid als 'feitelijke informatie'.

Informatieprobleem?

Hiermee is naar schatting 30% van informatie die voor de bedrijfsvoering van belang is op structurele wijze opgeslagen en toegankelijk gemaakt. De overige 70% is terug te vinden in documenten die meestal worden bewaard als papieren kopieën in archiefkasten of, steeds vaker, in digitale vorm op de harde schijf van een pc of netwerkserver. Deze documenten bevatten informatie over de meest uiteenlopende onderwerpen, zoals bedrijfsstrategie, doelstellingen, marketingplannen, projectinformatie, procedures en richtlijnen, handleidingen, onderzoeksrapportages etc.

De wijze waarop deze informatie is opgeslagen maakt dat deze alleen geschikt is om te kunnen printen. Wanneer informatie uit een of meer van deze documenten nodig is voor een ander doel dan het oorspronkelijke, is het lastig en vaak tijdrovend en kostbaar, om de juiste informatie uit deze documenten te filteren en geschikt te maken voor bijvoorbeeld het publiceren via een ander medium als Internet of cd-rom.

Zelfs wanneer in de loop der tijd geen gebruik is gemaakt van verschillende tekstverwerkingsprogramma’s, of verschillende versies van zo’n programma, is het een bewerkelijke aangelegenheid om het nieuw ontstane document er weer uit te laten zien als één geheel. Met dergelijke activiteiten gaat veel kostbare tijd verloren. Het komt niet zelden voor dat de enige haalbare manier van hergebruik het herschrijven of opnieuw invoeren van de teksten is.

Dit probleem wordt nog complexer voor organisaties met meerdere vestigingen en bedrijven die onderlinge samenwerking zijn aangegaan. Vanwege hun samenstelling is het voor deze organisaties van groot belang om op efficiënte wijze ook onderling informatie te kunnen delen en uitwisselen.

Informatieprobleem!

Technology Bubble De moderne economie eist steeds meer dat organisaties in staat zijn tot een snelle verwerking en verspreiding van informatie, zowel intern als extern. Daarbij wordt ook verwacht dat zij informatie op verschillende manieren beschikbaar kunnen stellen, in de vorm van nieuwsbrieven, als papieren documenten, of als elektronische documenten die kunnen worden gedistribueerd op cd-rom, via e-mail of worden gepubliceerd op het internet of een extranet of intranet.

Naast versnelling van de verwerking van informatie is het tevens van belang dat de presentatie van de informatie, in vorm en samenstelling, eenduidig is en goed toegankelijk. Het lastigste aspect daarbij is dat de feitelijke informatie en de tekstuele informatie gecombineerd moeten kunnen worden aangeboden. Deze ontwikkelingen hebben ervoor gezorgd dat het traditionele document inmiddels een nieuwe betekenis en een nieuwe rol heeft gekregen. Meer en meer zal een document dynamische aspecten krijgen en moeten worden samengesteld vanuit meerdere bronnen.

Deze nieuwe vraag om snel en effectief informatie te kunnen leveren stelt nieuwe eisen aan het proces van informatiecreatie, informatieverwerking en de mogelijkheden voor hergebruik.

Zoeken naar oplossingen

Een van de belangrijkste voorwaarden om een effectief antwoord te geven is dat de informatie niet langer afhankelijk is van een specifiek software-programma of van een type platform. Deze voorwaarde is in de 80-er jaren al onderkend, wat heeft geleid tot de standaard SGML? om informatie gestructureerd en onafhankelijk van omgevingen te kunnen beschrijven en beheren.

Omdat de SGML-standaard behoorlijk complex is en de invoering daarvan in een organisatie als kostbaar kan worden aangemerkt is SGML tot dusverre voornamelijk toegepast bij grote industrieën die genoodzaakt waren om veel, en uiterst betrouwbaar, informatie te verspreiden. Met name de vliegtuig- en de auto-industrie hebben dankzij het toepassen van deze techniek enorm kunnen besparen op de productie en het beheer van ondermeer de zeer omvangrijke handleidingen die voor dit type complexe producten noodzakelijk zijn.

De komst van de op SGML gebaseerde, maar eenvoudiger toe te passen, standaard XML?, maakt platformonafhankelijke informatie ook bereikbaar voor kleinere en minder op publiceren gerichte organisaties en instellingen.

De tendens is dus zeker niet nieuw en is zeker ook niet voorbijgegaan aan leveranciers van softwarepakketten. Het is voor organisaties steeds lastiger geworden om een keuze te maken uit het groeiende aanbod van pakketoplossingen. Dit is met name het geval wanneer gezocht wordt naar een systeem dat zowel betaalbaar is als nauwkeurig toegesneden op de situatie en de mogelijkheden van de organisatie. Bijkomend probleem is dat de commercieel verkrijgbare softwarepakketten alleen ingezet kunnen worden wanneer de informatie al in hoge mate gestructureerd is.

Om een effectief antwoord te kunnen bieden zal het hele proces van informatieverwerking, van creatie tot gebruik, moeten worden bekeken om te kunnen vaststellen welke oplossing in welke situatie het beste past. Alleen het kiezen voor een softwarepakket is zeker niet voldoende.

Diderot Track is gespecialiseerd in het oplossen van problemen waarbij opslag, verwerking, distributie en hergebruik van informatie de belangrijkste componenten zijn.

Oplossingen vinden

Als eerste zal een degelijke inventarisatie moeten worden gemaakt van het werkelijke informatiegebruik en de wensen die bestaan voor het inzetten van die informatie.

De informatie zal vervolgens zodanig ontworpen en gestructureerd moeten worden dat deze onafhankelijk van media, presentatievorm, gebruikte hard- en software kan worden opgeslagen en vervolgens kan worden verwerkt naar alle gewenste presentatievormen of media. Door deze structurering te baseren op officiële internationale standaarden kan ook gewaarborgd worden dat de gestructureerde informatie voor langere tijd bruikbaar blijft en zijn intrinsieke waarde blijft behouden.

Het belangrijkste uitgangspunt moet daarbij zijn dat zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met de al bestaande werkwijze en procedures. Deze zijn immers ontstaan met als doel de bedrijfsvoering en de primaire doelstelling van de organisatie zo goed mogelijk te kunnen realiseren. De wijze van informatieverwerking zal uiteindelijk moeten passen bij de doelstelling van de organisatie.

Informatieprobleem? ...

Informatieprobleem! ...

Zoeken ...

Oplossingen ...