Bedrijfscultuur in verandering

Ga eens voor wat extra kosten

/ nl/ article /overhead_nl.phpOnderwerpen: personeel, associatief, creativiteit, flexibiliteit, gemeenschap, geniaal, idee, innovatief, kosten, menselijk brein, technologie

Er zijn van die principes, zowel in het professionele- als in het echte leven, die erg eenvoudig zijn en voor een ieder begrijpelijk. Professioneel gezien is een van die principes het maken van kosten. Het feitelijke doel is daarbij het veroorzaken van kosten voor anderen. Dat is tenslotte ook wat 'de anderen' doen. De activiteiten die als doel hebben om anderen er van te overtuigen dat het maken van kosten zinvol is wordt doorgaans met de term marketing aangeduid. Let’s call it a way of life.

Zoals meestal het geval is met eenvoudige principes, zit er wel een adder onder het gras waar rekening mee moet worden gehouden. Om te overleven als organisatie is het zaak om om slimmer en sneller kosten voor anderen te veroorzaken dan de anderen. Om dat doel te bereiken, is het aan te raden om anderen de gelegenheid te bieden om een bijdrage te leveren aan de eigen kosten. Het kan zelfs profijtelijk blijken om zelf extra kosten te maken, in welk geval we kunnen spreken van innovatief handelen.

Personeel aangesloten?

Een van de voornaamste kostenposten voor een organisatie is het in dienst hebben van personeel. Natuurlijk is dat tevens de voornaamste bron voor het bedenken van nieuwe en creatieve manieren om de kosten voor anderen te verhogen. Uiteraard heeft 'personeel' alle menselijke eigenschappen (menselijk, al te menselijk), als gevolg waarvan niet alle ideeën en suggesties even helder en effectief zullen zijn. Personeel is zelfs in staat om ronduit slechte ideeën te opperen. Maar dat is nu eenmaal de manier waarop mensen leren, fouten maken, fouten erkennen en de volgende keer beter doen.

Gelukkige omstandigheid is dat de meeste ingevingen van het “type P” (praktisch idee) zijn – Wat meestal inhoudt dat het een al bestaand idee betreft dat op een iets ander manier of in en andere omgeving wordt toegepast. Met het andere type idee ligt dat iets ingewikkelder. Het “type K” (kwalitatief idee), komt maar hoogst zelden voor, en om eerlijk te zijn is dat maar goed ook want het is erg onwaarschijnlijk dat een idee van dit type snel begrepen wordt omdat - kenmerkend voor dit type - er te weinig overeenkomsten zijn met de alledaagse werkelijkheid (is dat een karakteristiek van geniaal?).

Koffietijd, een interactief moment?Tijd om eens te bekijken waar indeeën nu eigenlijk vandaan komen en hoe ze ontstaan. Ingevingen of ideeën zijn vonken van herkenning en inzicht als direct resultaat van de associatieve vermogens van het menselijk brein. Inzicht komt en gaat in een flits, veel ideeën verdwijnen daardoor net zo snel als dat ze opkomen. Om gebruik te kunnen maken van deze flitsen van inzicht is het noodzakelijk dat ze worden gedeeld en bediscusieerd met anderen (zoals collega's). Het delen en bespreken heeft meerdere effecten:

  1. Ideeën (zelfs slechte) genereren weer nieuwe ideeën (associatief? proces);

  2. Potentieel goede ideeën zullen doorgaans uitvoeriger worden besproken en bediscussieerd dan slechte ideeën: een proces van natuurlijke selectie;

  3. Het discussieren over een idee geeft aan dat het serieus wordt genomen en wordt gewaardeerd. Waardering voor een - gedeeld - idee moedigd mensen aan om meer ideeën (en kennis!) te gaan delen;

  4. Dit heeft tot gevolg dat de kans op het vinden en kunnen uitvoeren van goede ideeën toeneemt. Slechte ideeën zullen effectief kunnen worden herkent en worden geblokkeerd wanneer meer mensen hierbij betrokken zijn en vrijelijk een eigen bijdrage kunnen leveren;

  5. De - nog steeds - gebruikelijke manier om inzicht en ideeën te behandelen - het in extenso op papier zetten en uitwerken van de verwachte voordelen bij uitvoering van het idee, waarna het door een commissie wordt besproken - is niet effectief. Dat is tevens de voornaamste reden waarom er zo weinig ideeën aan het licht komen.

Het vinden van betere methoden en bijbehorende hulpmiddelen om het delen en aanvullen van ideeën mogelijk te maken is een van de 'grote uitdagingen' van deze tijd. De organisatie die dit het beste aanpakt heeft al snel een voorsprong. Aangenomen wordt - menselijk, al te menselijk - dat de moderne informatie-technologie zoals de social- en semantic-technology (ook bekend als web 2.0 en 3.0) , hierin een voortrekkersrol zal vervullen. Het kan echter nooit alleen technologie zijn die de oplossingen brengt. De inrichting van organisaties en de manier waarop deze met het 'menselijk kapitaal' omgaan zal ook de nodige aanpassingen vragen.

'Gemeenschappelijk' als idee

Een van de mogelijkheden om een omgeving te creeëren waarin het ontstaan en benutten van ideeën wordt gestimuleerd is het organiseren van een ‘gemeenschap’. De basis voor een gemeenschap in deze zin is het concept van gedeelde verantwoordelijkheid. Op het internet zijn meerdere succesvol gebleken initiatieven te vinden. Denk daarbij maar aan bijvoorbeeld Wikipedia, en de vele open source projecten zoals te vinden op onder meer Google code. Een ander voorbeeld is de manier waarop standaardisatie organisaties hun werkzaamheden publiceren en de mogelijkheid om te reageren op voorstellen, zoals het W3C.

Het regelen en mogelijk maken van een gemeenschappelijk platform voor het uitwisselen van ideeën en kennis betekent wel een andere manier van organiseren - en belangrijker nog - van de-organiseren. Om een dergelijke aanpak te laten slagen moet is een platte organisatiestructuur nodig waarbinnen de traditionele hiërarchische opbouw wordt doorbroken - een kunst apart - dat om de nodige creativiteit en organisatorische flexibiliteit vraagt.

Focus op blijvende resultaten

Het mooie van de huidige stand van technologie is dat veel componenten - en de ervaring met het toepassen - beschikbaar is. Met name de beschikbaarheid van "componenten" biedt de mogelijkheden om een flexibele omgeving te realiseren, opgebouwd uit functionele modulen. Hierdoor is het mogelijk om de nadelen van alles oplossen binnen één groot gesloten systeem te voorkomen. Bovendien biedt een dergelijke opzet ook mogelijkheden om functionaliteit toe te voegen zonder de directe noodzaak om data-verzamelingenen (databases) te vervangen of te verbouwen. Wanneer systeem-componenten gebaseerd zijn op open standaarden (met name voor uitwisselen en koppelen van informatie) is een integratie van informatie uit verschillende bronsystemen inmiddels een realistsche optie.

Aanpakken - enige condities

  • Het doel en de scope vaoor een omgeving voor kennisdeling moet helder en precies zijn vastgelegd.

  • Uitvoeren van een project om kennis en informatie delen mogelijk te maken begint met het inrichten van een 'gemeenschap'. Participatie van stakeholders (gebruikers) bevordert acceptatie en is tevens een test voor de uiteindelijke implementatie.

  • Het inrichten van een effectieve omgeving voor dit doel is multi-disiplinair, Creating an effective environment is a multidisciplinary activity (kennis-modellering, business rules, ergonomie, gedrag, technologie, etc). Al deze disciplines moeten vertegenwoordigt zijn.

Lees het artikel opnieuw en vervang voor zakelijk gebruik de term "kosten" voor "winst". Voor de publieke of niet-voor-winst organisaties kan de term "kosten" worden vervangen door "budget" of "bereik".

Probeer het ook eens door de term "kosten" te vervangen voor "investering" en "personeel" voor "klanten". Ten minste drie verhalen voor de prijs van één.

Het idee van de “type P” en “type K” ideeën is afkomstig van het boek "Creativity and Artificial Intelligence" vanProf. Margaret Boden. Daarin worden ze respectievelijk als de concepten “p-creativity” en “q-creativity” gebruikt.

Personeel ...

'Gemeenschappelijk' ...

Focus ...

Aanpakken ...